Cuando hablamos de riesgos a nivel de gestión documental una gran variedad de opciones pueden pasar por nuestra mente.
Una de las principales, es el riesgo de conflagración o de incendio pues considerando sus características y su velocidad de propagación, hace que deba ser un aspecto de total atención dentro del esquema de protección de documentos de cualquier entidad.
En este artículo podrá encontrar sus causas principales y cómo puede preparar a su empresa para evitar la pérdida de documentos en el evento de presentarse un incendio.
¿Qué contiene este artículo?
La importancia de la prevención
La prevención de un incendio consiste, básicamente, en la reducción de las situaciones que pueden provocarlo, es decir, los riesgos.
Cerca del 30% de los incendios estructurales se producen en edificaciones de uso industrial incluidas bodegas.
En promedio anualmente en Bogotá y su área metropolitana se atienden 1320 casos, con un promedio de 3.61 diarios.
Partiendo de lo anterior, es indispensable comprender las razones por las cuales se origina un incendio, para minimizar estos riesgos dentro de su empresa y proteger al máximo sus documentos más importantes.
¿Cómo se origina un incendio?
Para que un fuego se produzca y/o se mantenga son necesarias cuatro condiciones; la falta de una de ellas produce automáticamente a la extinción del mismo.
Estas cuatro condiciones son:
- Calor – Aumento de Temperatura
- Combustible
- Comburente
- Reacción en Cadena
Veamos en qué consiste cada una.
Calor - Aumento de Temperatura
En la medida que se aumenta la temperatura, aumenta también la probabilidad de presentarse un incendio.
Los aumentos de temperatura que originan los incendios en espacios de custodia documental, pueden deberse a las siguientes razones:
- A nivel industrial en la modalidad de almacenamiento, la primer causa de incendio se concentra en mal uso (sobrecargas, descuidos).
- A lo anterior se suma el deterioro de los circuitos internos de la red eléctrica, incluidas acometidas, tableros, circuitos y toma corrientes, con un aspecto particularmente riesgoso.
- El sobrecalentamiento de los sistemas de iluminación, ubicados principalmente en la estructura de la cubierta.
- Descargas atmosféricas o rayos.
- El almacenamiento inapropiado y/o desordenado de elementos múltiples o acumulación de los mismos en las áreas de custodia o de algún proceso de Gestión Documental.
- La incidencia de riesgo de labores industriales de las bodegas o construcciones adyacentes, generando incendios en cadena por el alto contenido de material combustible (Papel-cartón).
- La incidencia de sobrecargas, recalentamiento o corto circuitos de las redes de suministro de energía de los circuitos industriales que suministran las empresas de energía de la zona.
- Provocación directa del fuego por sabotaje, asonada o acto terrorista. Generalmente son blancos fáciles las bodegas ubicadas en la vía pública o en zonas industriales abiertas.
Combustible - Toda materia capaz de arder
Los cartones de las cajas y carpetas y por supuesto el papel de los documentos, son materiales que producen una gran cantidad de humo o gases tóxicos.
Además, se constituyen por sí mismos, como un material inflamable cuando se queman. ¿Por qué se constituyen como material inflamable?
Conociendo la composición de los materiales, entenderemos por que se convierten por sí mismos en un material inflamable.
En los organismos se encuentran cuatro tipos diferentes de moléculas orgánicas en gran cantidad: carbohidratos, lípidos, proteínas y nucleótidos.
Todas estas moléculas contienen carbono, hidrógeno y oxígeno. Además, las proteínas contienen nitrógeno y azufre, y los nucleótidos, así como algunos lípidos, contienen nitrógeno y fósforo.
Composición química del Papel: Carbono, Hidrógeno y Oxígeno.
Composición del cartón y su fabricación : Pulpa de madera, pegamento de almidón de maíz, hidróxido de Sodio, sulfatos, sulfuros y sulfitos.
Proceso de fabricación de las cajas: Los pinos se cultivan en granjas, se talan y son despojados de sus ramas y se envían a la fábrica.
Los troncos de los árboles se muelen en astillas de madera y se sumergen en una solución caliente que contiene hidróxido de sodio (NaOH) y varios otros compuestos iónicos, tales como sulfatos, sulfuros y sulfitos.
Estos productos químicos alcalinos disuelven el vínculo entre cada fibra de madera en la lignina.
La pulpa se transporta a una prensa donde se calienta bajo presión para eliminar el agua, lo que resulta en hojas largas de papel Kraft.
Estas hojas se hacen girar en rollos grandes y se envían a una fábrica separada para ser corrugada o tratada con cera.
Como vemos, desde su estructura molecular hasta el proceso final, el papel y las cajas de cartón, son elementos que contienen todos los componentes para aumentar la fuerza de un incendio, convirtiéndose en un combustible difícil de apagar por la velocidad de propagación que toma.
Comburente - Materia que aporta oxígeno para la combustión
El comburente por excelencia es el oxígeno que existe en el aire, en una proporción del 21% en volumen, para el caso de de una bodega se calcula entonces que este es el porcentaje por m3, lo cual es una gran cantidad.
Pero además hay compuestos que contienen en sus moléculas una gran cantidad de oxígeno que, en determinadas condiciones, lo desprenden favoreciendo las oxidaciones rápidas y, por tanto, las combustiones.
Como ejemplo podemos citar: el clorato potásico, nitrato amónico y ácido nítrico. También hay materiales combustibles, como la celulosa que contienen oxígeno en sus moléculas y que pueden arder, sin necesidad del aporte exterior de oxígeno del aire.
Es decir, no se requiere de mucho oxígeno para que el cartón y el papel reaccionen fácilmente al fuego ya que además de ser combustibles también se comportarán como comburente por su composición química descrita anteriormente.
Reacción en Cadena - Distintas etapas de la combinación de las moléculas de un combustible con el oxígeno
Al tener una fuente grande de material inflamable (Papel y Cartón) se dan todas las condiciones para que un incendio se propague y evolucione ya que se dispone de calor, combustible, comburente y por consiguiente se producirá la reacción en cadena.
A la vista de la información anterior, los factores que pueden afectar a la propagación serán los siguientes:
- Concentración de comburente/combustible. (Papel, cartón )
- Superficie específica expuesta al ataque del fuego. (Cajas a la vista)
- Condiciones de entorno y geometría del escenario. (Estanterías y pasillos)
- Propiedades térmicas de los cerramientos del recinto. (La estructura metálica de las estanterías y pasillos son rápidos conductores de calor)
- Tamaño, composición y localización de las fuentes de combustible que se incendian en primer lugar. (Papel, cartón)
- Disponibilidad y ubicación de fuentes de combustible adicionales. (Papel, cartón en grandes cantidades)
Ahora bien, la pregunta que deben hacer al interior de su entidad es ¿se tienen sistemas de extinción de incendios realmente eficientes para controlar una conflagración en una bodega en donde se guardan documentos?
La extinción de un incendio por medios manuales puede ser extremadamente difícil, por no decir imposible en las instalaciones de almacenaje documental, por por la velocidad de propagación.
A esto se suma que por lo general en estas instalaciones, se utilizan pasillos muy estrechos con estructuras cuya altura se sitúa usualmente entre los 5 y 10 m (y todavía es más complicado en aquellas estructuras llegan a superar los 10 m).
Por lo tanto contar con extintores manuales no es un sistema de reacción o contención eficiente en el control de un incendio.
Hay instalaciones con rociadores o equipo de extinción automático, que mejoran las condiciones de seguridad, pero que generalmente se instalan únicamente en los techos de la bodega.
Estos no son muy eficientes ya que la altura afecta la presión y precisión de la descarga, por tal razón es necesario exigir la instalación de rociadores contraincendios integrados (sprinklers), distribuidos en todas las áreas y niveles de la estructura de estanterías y pasillos, en lugar de depender solamente de equipos montados en el techo de la bodega.
Aún así, casi nunca se encuentra instalado un sistema automático de extinción en las empresas proveedoras de los servicios de custodia.
Tamaño, número y distribución de los huecos (aberturas) de ventilación
Un incendio es un fenómeno muy complejo y que se ve afectado por un gran número de factores.
De hecho, los incendios desarrollados nunca pueden ser simulados, debido a la gran cantidad de parámetros que influye en un incendio.
Por ello, todavía no se ha encontrado un programa de simulación perfecto.
Los expertos no se cansan de advertir que cuando se abren puertas y ventanas lo que se consigue es aportar ventilación, que el fuego cobre más fuerza y se propague más rápidamente.
Además, hay que tener en cuenta que lo que mata principalmente es el humo y los gases que desprenden los materiales que se están quemando, con lo que cortar la circulación del humo es fundamental.
Este factor es imposible de controlar en una bodega industrial, ya que al tener que abrir las puertas de acceso principal para la evacuación inicial y la rápida destrucción de la cubierta, aceleran la velocidad de propagación por la gran cantidad de ventilación aportada, tal como sucedió en una de las bodegas de Amazon en California el pasado 5 de junio de 2020.
Conclusiones
Los auditores, interventores o expertos que avalen las instalaciones de un proveedor de almacenamiento de documentos, deben tener en cuenta el cumplimiento y la implementación de los más exigentes y estrictos diseños de construcción de las instalaciones, detección y extinción de incendios y sistemas cortafuegos.
Esto debido a las altas condiciones de combustible, comburente y por ende la reacción en cadena que pueden generar cientos de metros cúbicos de cajas con documentación.
Lo anterior, sumado a las condiciones físicas tradicionales de la construcción industrial destinada a este servicio, crean un vínculo entre todos estos elementos para generar sin mucho esfuerzo una conflagración de grandes magnitudes.
Afectando en primer lugar al personal que labora en estas instalaciones y por supuesto poniendo en riesgo la integridad del fondo documental, inclusive si la conflagración se llegase a controlar, ya que el agua utilizada también causaría efectos devastadores en los documentos.
Conociendo las causas y los efectos que puede tener la presencia de un incendio en sus espacios de gestión documental, se hace necesario contar con sistemas óptimos que realmente protejan sus archivos frente a este tipo de riesgos.
Si necesita apoyo al momento de diseñar o tercerizar su sistema de gestión documental, podemos asesorarlo en todo el proceso.
